Les marchés publics sont un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant collaborer avec les collectivités, les administrations ou les organismes publics. Un aspect essentiel de cette procédure est la phase de questions/réponses, qui permet d’assurer la transparence, la clarté et la bonne compréhension des attentes du pouvoir adjudicateur.
Qu’est-ce que la phase de questions/réponses ?
Avant la remise des offres, les candidats ont souvent la possibilité de poser des questions sur le cahier des charges, les modalités d’évaluation ou tout autre aspect du marché. Le pouvoir adjudicateur répond généralement par écrit, sous forme d’un document appelé « note de réponse » ou « addenda ». Cette étape vise à clarifier les points ambigus, à préciser les exigences et à garantir que tous les candidats disposent des mêmes informations.
Quel est l'importance de cette étape ?
Transparence et équité : Elle assure à tous les candidats un accès égal aux mêmes informations, prévenant ainsi toute forme de discrimination.
Amélioration de la compréhension du cahier des charges : Poser des questions aide à préciser les attentes du client, ce qui rend la formulation d'une proposition pertinente plus aisée.
Minimisation des risques de contentieux : En fournissant des réponses claires et exactes, l'entité adjudicatrice réduit les possibilités de malentendus ou de contestations futures.
Comment assurer une gestion efficace de la phase de questions/réponses ?
Respecter les échéances : Le délai pour soumettre des interrogations est habituellement déterminé dans les règles de la consultation. Il est crucial de respecter ces échéances afin d'éviter de manquer des occasions.
Poser des questions nettes et spécifiques : Évitez les questions qui sont trop vagues ou non spécifiques. Plus votre question est détaillée, plus la réponse pourra vous être bénéfique.
Consolider et superviser les communications : Tenez un registre écrit de toutes les questions formulées et des réponses obtenues. Ceci vous permettra de modifier votre proposition si besoin.
Tenir compte de toutes les réponses : Incluez les détails nécessaires dans votre proposition afin qu'elle soit en adéquation avec les exigences du maître d'ouvrage.
Les pratiques exemplaires pour les maîtres d'ouvrage.
Fournir une réponse rapide et complète : Une réponse précise et prompte témoigne de votre sérieux et de votre professionnalisme.
Diffuser l'intégralité des questions et réponses : Si plusieurs postulants posent la même question, il serait judicieux de partager la réponse afin que chacun puisse en profiter.
Actualiser le dossier si besoin : Si un sujet soulève une question cruciale, pensez à modifier ou à intégrer des dossiers pour garantir plus de transparence.
Pour récapituler
L'étape de questions/réponses représente un moment crucial dans le processus des marchés publics. Elle promeut la clarté, l'entente réciproque et l'excellence des propositions. Pour les postulants, c'est l'occasion d'éclaircir tous les aspects afin de soumettre une proposition personnalisée. Pour les maîtres d'ouvrage, c'est une méthode pour assurer un processus juste et choisir le meilleur fournisseur de services.
Vous souhaitant une agréable visite, si vous avez besoin d'un complément d'information concernant votre Consultante spécialisée en marchés publics à Nancy : prenez contact dès à présent.