Les marchés publics : Ce qu'il faut éviter

INTRODUCTION

Les acheteurs vivent régulièrement cette expérience douloureuse d'identifier d'excellents produits sans pouvoir les utiliser ou les prescrire du fait d'erreurs commises par leurs fournisseurs lors des procédures d'achats.

On trouve généralement trois éléments distincts dans les spécifications techniques :

Un document décrivant les exigences techniques (ou CCTP) qui stipule les besoins de l'acquéreur.
Un cahier des clauses administratives (CCAP) qui précise la manière dont l'acheteur répondra à ce besoin.
Un document de consultation (ou DC) qui définit « les règles du jeu pour l'appel d'offres » : la durée, les critères de sélection, les classements...

Il est donc essentiel de ne pas négliger la lecture de ces documents, chacun d'eux est crucial.

Le CCTP détaille les exigences : non seulement les exigences de qualité, mais aussi les demandes en termes de quantité.

Il existe de nombreux pièges, notamment :

On ne cerne pas les exigences et on fournit une proposition irrégulière ou inadaptée.
On ne consulte pas les notices et annexes des CCTP et on fournit des réponses partielles.
Les acheteurs sous-estiment les besoins en quantité, et on fait face à une rupture de stock pendant la vente.
On constate souvent les erreurs suivantes : Une réponse tardive : bien que les délais de réponse soient plus longs qu'un mois, il arrive souvent que les réponses soient fournies à la dernière minute.
Si un problème technique survient (les réponses aux appels d'offres sont électroniques), l'acheteur est en mesure d'éliminer le candidat de l'appel d'offres pour une réponse tardive.
On ne traite pas avec un horodatage informatique, donc il est important d'anticiper !
Un dossier partiel : le RC énumère tous les documents requis pour une réponse à un AO, même si certains peuvent vous paraître superflus, ils ne le sont peut-être pas aux yeux de l'acheteur. Suivez le protocole, présentez tout ce qui est requis, un dossier incomplet pourrait rendre l'offre non conforme.
Dans une certaine mesure, l'acheteur a la possibilité de récupérer des candidatures... L'acheteur peut solliciter un candidat pour fournir des compléments, des précisions voire, dans certains cas, corriger son offre... Cependant, nul n'est tenu de l'impossible. Par exemple, si le dossier manque d'un bordereau de prix, l'acheteur sera irrémédiablement incapable d'évaluer l'offre.
Attention à l'excès : inversement, pour se donner du courage, certains postulants inondent leur réponse aux appels d'offres d'une quantité importante de documents, suivant le principe « plus on en a, mieux c'est » ou « plus j'en fournis, plus ça impressionne ». Le souci ? Les documents véritablement requis peuvent être perdus parmi une profusion de fichiers, ce qui risque de désorienter l'acheteur ou de lui faire perdre du temps. À éviter absolument !
Soyez vigilant concernant les critères d'évaluation : saisissez comment les propositions seront évaluées, et s'il y aura des tests, la façon dont ils seront réalisés.
La faute la plus fréquente consiste à ne pas fournir d'échantillon (ou modèle) pour les tests alors que le règlement l'exigeait. Sans échantillon, sans essais équivaut à une offre irrégulière avant même le commencement de l'analyse !
Il est impératif que les postulants complètent intégralement les questionnaires fournis : aucun questionnaire n'est superflu, gardez en tête qu'à chaque question correspond potentiellement une évaluation attribuée à la proposition soumise par le postulant.

Proposition mal ajustée en réponse à l'appel d'offres.

On retrouve souvent des exemples :

Des tarifs proposés à un niveau trop bas, ce qui peut entraîner une difficulté à les maintenir pendant les périodes prévues.
Des volumes anticipés dépassant les capacités du fournisseur, générant ainsi un risque de pénurie. Ou encore, la commercialisation du produit n'est pas assurée jusqu'à la fin du marché.

Les mauvaises lectures des CCAP conduisent généralement à des contentieux et litiges notamment sur :

Les achats aux frais et risques, le titulaire d'un marché reste responsable de l'exécution de son contrat, même en situation de pénurie

L'invariabilité de l'offre au cours du marché
Les conditions de variation des prix,
de livraison, de reprise,
et de sortie du marché
Les pénalités.

Il faut donc garder à l'esprit que les CCAG-FCS, le CCAP, le code de la commande publique sont des documents de référence et qu'ils sont opposables en cas de litiges. Se prévaloir de droits en référence à des instructions et circulaires est une pratique à proscrire.

CONCLUSION

Répondre à un processus d'achat n'est pas une tâche anodine et répétitive d'un acheteur à un autre.

Une connaissance approfondie des documents de consultation permettra de répondre avec précision aux exigences des établissements et assurera une réalisation paisible des marchés.

Consacrer du temps à cette analyse, en collaboration avec les acheteurs également, augmentera vos possibilités d'entrer sur le marché et renforcera la relation que vous entretenez avec vos clients.Prenez contact dès à présent : Les marchés publics : Ce qu'il faut éviter à Nancy.